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AI導入の前に。止まっている業務を見つけるチェックリスト

AIを使いたい。でも、何から始めるかが決まらない。そんな時は、導入するツールを選ぶ前に、今の仕事がどこで止まるかを書き出してみましょう。

この記事は、業務を整理するためのL.EVERの編集記事です。特定の導入事例や、効果を測定した調査結果ではありません。

まず、一つの業務を最後まで書く

「営業を改善する」では範囲が広すぎます。「問い合わせを受けてから初回面談の日程を決めるまで」など、始まりと終わりを決めてください。

次に、受付、内容確認、担当者への引き継ぎ、返信、日程確定というように、実際の順番を書きます。それぞれに担当者と使う情報を添えると、判断が必要な工程と、決まった手順で進む工程を分けやすくなります。

止まる場所を探す5つの質問

1. 誰の判断を待っていますか？ 社長や特定の担当者だけが判断できることと、ルールを決めれば進められることを分けます。
2. 同じ情報を何回入力していますか？ メール、表計算、管理システムの間で転記している項目を記録します。
3. 必要な情報はどこにありますか？ 探す場所、閲覧できる人、最新情報を管理する人を確認します。
4. やり直しは何が原因ですか？ 入力漏れ、認識違い、承認後の変更など、実際に起きた理由を書きます。
5. 例外はどう扱っていますか？ 決まった手順から外れた時、誰が確認し、どう戻すかを決めます。

そのまま使える業務整理表

まずは一つの業務について、次の表を埋めてください。分からない項目は推測で埋めず、確認先を書いておきます。

作業時間と待ち時間は分けてください。入力が速くなっても、承認待ちが長ければ、業務全体の完了時間がほとんど変わらないこともあります。

小さく試して、同じ条件で比べる

整理できたら、変更する工程を一つに絞ります。例えば、返信文の下書きを用意する、必要事項を受付時にそろえる、引き継ぎの記入欄を統一する、といった単位です。

AIを使う場合も、下書きを作るところ、人が確認するところ、確定して実行するところを決めます。誤った出力があった時の扱いと、業務を戻す方法も用意してください。顧客情報を扱う場合は、利用するツールの条件と社内の情報管理ルールを確認します。

変更前後は、対象業務、集計期間、件数、担当範囲をそろえて比較します。件数や仕事の難しさが違う場合は、その違いも記録してください。測定していない効果を、削減時間や改善率として記載しないことが大切です。

次の一手を決めるために

記入表が埋まると、先に整えるべき情報、決めるべきルール、試せる自動化が見えてきます。すべてを一度に変える必要はありません。今いちばん止まっている工程から、一つずつ確かめていきましょう。

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